29 ottobre 2025
Come eseguire stime
Un dirigente vi ha mai chiesto quanto tempo ci vorrà per completare un progetto prima che inizi?
Se non è capitato, allora capiterà: è immancabile.
Sì, è capitato anche a me.
Stimare quanto tempo è necessario a "fare una cosa" è una sfida, ma esistono tre tecniche di stima che possono aiutarci a fornire stime migliori.
Se qualcuno stima che un'attività richiederà 10 giorni quando, ad esempio, dovrebbe richiederne solo 5, allora, immancabilmente questo lavoro si espanderà fino a riempire il tempo assegnato.
Al contrario, quando qualcuno stima che un'attività richiederà 5 giorni quando dovrebbe richiederne 10, accade che le persone incaricate di essa affrettano il lavoro, generando scarsa qualità, rilavorazioni, costi più elevati e impatti negativi sulla pianificazione.
Come buona prassi, dopo avere chiuso il progetto, confrontate i dati effettivi con le stime.
Se notate che alcuni membri del team hanno stimato valori troppo alti o troppo bassi, tenetelo a mente, in modo da assegnare quella particolare stima a persone specifiche, migliorando le stime per i progetti futuri.
In effetti, non è affatto detto che il Project Manager sia il migliore a eseguire stime...
Ogni tecnica di stima ha i suoi punti di forza e di debolezza: i Project Manager dovrebbero comprendere e applicare ciascuna tecnica di stima in modo appropriato.
1. Stima Top-Down (alias Stima Analoga).
In genere, il Project Manager osserva progetti passati simili al progetto in questione.
Potremmo stimare il nostro nuovo progetto con una durata simile a progetti simili effettuati in passato, apportando gli opportuni aggiustamenti, ad esempio, tenendo conto dei rischi specifici, o di variazioni dettate da diverse situazioni spazio-temporali.
Questa tecnica viene frequentemente impiegata durante l'avvio del progetto o la pianificazione iniziale.
E' una tecnica relativamente rapida, ma non sempre accurata quanto richiesto.
2. Stima Bottom-Up (alias Stima Dettagliata).
Questa tecnica prevede che il lavoro sia stimato a livello delle attività che lo compongono.
Le stime dettagliate delle attività vengono sommate ai livelli superiori, ottenendo stime riepilogative.
Di solito questa tecnica viene applicata dopo che è stata completata la Work Breakdown Structure.
Questa tecnica richiede più tempo, ma offre una maggiore precisione rispetto alla tecnica di stima Top-Down.
3. Stima a Tre Punti (alias PERT).
Questa tecnica richiede a chi effettua la stima di fornire tre stime:
1) stima pessimistica,
2) stima ottimistica e
3) stima più probabile.
Utilizzando una formula di media ponderata, si calcola il valore atteso come segue:
Previsione = ((stima pessimistica + 4(stima più probabile) + stima ottimistica)/6).
Utilizzare questa tecnica di preferenza quando si stima un lavoro di cui non si ha esperienza precedente.
Questa tecnica produrrà una stima più accurata rispetto a una stima Top-Down.
Chi dovrebbe stimare le attività?
Quando possibile, fare eseguire la stima del progetto a chi eseguirà il lavoro: questa persona ha l'esperienza e i criteri di giudizio per fornire le stime più accurate.
I Project Manager dovrebbero collaborare con i membri del team per stimare le attività del progetto e, IN SEGUITO, definire la pianificazione.
Quando un dirigente richiede una stima all'inizio di un progetto, chiedere qualche giorno per completarla.
Esaminare i progetti precedenti per trovare progetti simili.
Completare una stima Top-Down e aggiungere un coefficiente di sicurezza.
Informare il management e gli stakeholder che una stima rivista con un livello di confidenza più elevato sarà fornita dopo la pianificazione del progetto.
A questo punto il team può completare una stima Bottom-Up.
Se il progetto è diverso da quelli precedenti, utilizzare la stima a tre punti.
Crea un archivio di dati, che sarà utile per la pianificazione di questo progetto e nella stima dei progetti futuri.
Con l'esperienza, dati affidabili e revisioni costanti, la capacità di stima migliorerà.
Purtroppo, spesso accade che un determinato progetto sia già "stato venduto" e che debba quindi essere completato "a prescindere", portando a quella situazione che gergalmente viene definitiva "bagno di sangue", in cui la redditività del progetto è compromessa dalla aleatorietà del valore a esso assegnato.
Potrebbe essere una buona cosa non essere parte di questo progetto, per non condividerne, se non altro, le responsabilità.
Potrebbe comunque essere una buona cosa effettuare una propria valutazione delle tempistiche e dei costi del progetto, in modo da potere dimostrare "il peccato originale".